Propuesta para la identificación de documentos vitales en el Archivo de la Facultad de Educación de la Universidad de León (España)

Abstract

El acervo ocumental conservado en el archivo de la Facultad de Educación (ULE) se revela como una fuente de información inestimable por varios motivos. La organización, catalogación y conservación del fondo generado desde el inicio de la institución permite recuperar información de diversa consideración con unos objetivos variados como ha quedado reflejado por María del Carmen Rodríguez López en su estudio. El objetivo principal de este trabajo es, desde una mirada en plano transversal, el de identificar aquellos documentos considerados vitales y que, al amparo de tal denominación, supongan una prioridad en su salvamento en caso de ocurrir un desastre y su rescate permitirá reanudar las actividades del centro. El conocimiento de los mismos implicará establecer una serie de criterios que orienten en la decisión de cuáles deben integrar ese conjunto. No se trata de establecer un calendario de conservación al uso, sino de decidir qué documentos son vitales para la institución. El punto de partida metodológico para este trabajo es el análisis del conjunto documental, custodiado en las diferentes etapas de archivo de la actual Facultad de Educación. Este fondo ha sido tratado en un proyecto de investigación ya finalizado en el que participaron las dos autoras que firman este trabajo. Parte de ese tratamiento consistió en la catalogación y la mejora de la instalación documental. Sobre estas series documentales se aplicarán criterios tomados de la archivística, la diplomática y la conservación. Entre ellos los propuestos por la Subdirección General de los Archivos Estatales y los órganos asesores con los que cuenta; por su emplazamiento en la Comunidad Autónoma de Castilla y León se aplicarán también los propuestos por el Consejo de Archivos de la misma. Como primeras conclusiones-se observa que este conjunto denominado «documentos vitales» puede dividirse en dos grupos atendiendo al carácter especial. Por una parte el grupo de documentos que asegurarían la continuidad en el funcionamiento de la organización en caso de ocurrir una emergencia, y de otro lado, los documentos de carácter jurídico que contienen derechos legales y financieros importantes para proteger los intereses de la institución productora y de las personas físicas involucradas: profesorado y alumnado. Realmente el carácter de vital es singular en cada institución, de ahí la necesidad de establecer los criterios que permitan esa discriminación